Taaleri Varainhoito Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Taalerin käytännöt henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön sinulta ja sinusta kun olet asiakkaanamme. 

Rekisterinpitäjänä toimii Taaleri Varainhoito Oy. 

Taaleri käsittelee henkilötietojasi useasta syystä, ja siten, kun tässä tietosuojaselosteessa puhumme asiakkaasta tai ”sinusta”, tarkoitamme sillä paitsi asiakkaita, myös asiakkaidemme työntekijöitä tai esim. asiamiehiä ja edustajia tai tosiasiallisia edunsaajia tai yrityksen vastuuhenkilöitä. Käsittely liittyy mm. asiakkuuden perustamiseen, sen ylläpitoon ja kehittämiseen, sekä toimeksiantojen ja omaisuudenhoidon toteuttamiseen. 

Mihin perustuen käsittelemme tietojasi? 

Tietojen käsittely perustuu kanssasi tehtyihin sopimuksiin, esimerkiksi omaisuudenhoitosopimukseen. 

Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittely perustuu suostumukseesi.  

Rahoitusalan lainsäädäntö edellyttää Taalerilta monia käsittelytoimenpiteitä, jotka eivät ole suoraan sidoksissa sopimuksen täytäntöönpanoon, mutta jotka Taalerin tulee tehdä. Näitä käsittelytarkoituksia ovat esimerkiksi asiakkaan tunteminen ja pakote-/ja varoituslistavertailu. Lisäksi lainsäädäntö edellyttää asiakkaiden luokittelua tuotekohderyhmittäin, jotta erilaisia tuotteita tarjotaan vain oikeille kohderyhmille. Näiden osalta käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Miten ja mihin tarkoitukseen käsittelemme tietojasi 

Sopimuksen täytäntöönpanemisen ja asiakkuuden hoitamisen lisäksi käsittelemme tietojasi lainsäädännön vaatimuksiin perustuen. Nämä käsittelyt voivat liittyä mm. kirjanpitosäädöksiin, raportointiin vero-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille, palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön (kuten arvopapereihin tai rahastoihin) liittyvien velvollisuuksien hoitamiseen tai riskienhallintaan. 

Henkilötietoja käsitellään myös markkinointitarkoituksiin, sekä Taalerin toiminnan (prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien) kehittämiseen.  

Mitä tietoa keräämme ja miksi

Lainsäädännöstä tuleva tuntemisvelvoite edellyttää meitä keräämään asiakkaistamme henkilötunnuksen ja nimen, ja näiden todentamiseksi dokumentin, kuten kopion passista, ajokortista tai muusta vastaavasta henkilöllisyystodistuksesta.

Lisäksi meillä tulee olla yhteystietosi (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite). 

Asiakkuuden alussa kerätään, ja säännöllisesti päivitetään taloudelliset tiedot, ml. sijoittajakuvan kartoitus-kysymykset ja soveltuvuusarviointi.
Keräämme myös lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot (verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot).

Lisäksi keräämme asiakkaan kiinnostuksen kohteita asiakkuuden hoidon toteuttamiseksi, tai esim. tiedon erikoisruokavaliosta kutsutapahtuman ajaksi. 

Puheluita, sähköposteja ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin.

Mistä keräämme tietoa

Suurimman osan tiedoista saamme suoraan sinulta tai vajaavaltaisten osalta heidän edunvalvojaltaan tai huoltajaltaan. 

Sinulta tai edunvalvojaltasi saatavien tietojen lisäksi voimme saada tietoa ulkoisista lähteistä, jotka voivat olla viranomaistahoja tai kaupallisia tiedonvälittäjiä. Tällaisia lähteitä ovat mm. väestörekisteri, yritysrekisterit, valvontaviranomaisten rekisterit, verohallinnon rekisterit, pakotelistat ja luottotietorekisterit.

Voimme saada tietoa myös verkkopalvelujemme kautta. Voit tutustua verkossa käytössä oleviin tietosuojamenettelyihin tarkemmin täällä

Kuinka kauan säilytämme tietojasi 

Asiakkuuden päättymisen jälkeen poistetaan tiedot, joita ei tarvitse tai saa säilyttää lainsäädännöstä johtuen. Niiden tietojen, jotka säilytetään, osalta säilytysajat vaihtelevat lainsäädännöstä riippuen. Esimerkiksi rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estämiseen liittyen, säilytysaikavaatimus on vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen. Kirjanpitosäännökset voivat edellyttää säilytystä jopa kymmeneen vuoteen asti. Lisäksi Taalerilla on oikeus säilyttää tietoja esim. riita-asioiden varalta.

Tietojen luovuttaminen 

Taalerin palveluiden toteuttaminen ja sopimuksien noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista kolmannelle.
 
Voimme luovuttaa tai siirtää tietojasi tilanteessa, jossa yhteistyökumppanimme suorittaa Taalerin lukuun tehtävää, joka on tietojesi keräämisen käyttötarkoituksen mukainen, tai käytämme ohjelmistoa, joka on toisen toimijan ylläpitämä. Kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa on solmittu kirjallinen sopimus, jossa käsittelijän vastuu tietojesi käsittelystä on tarkkaan määritelty, ja jossa tietojesi käsittely on rajattu vain sopimuksen mukaiseen käsittelyyn.
 
Tietoja luovutetaan lisäksi Taaleri-konsernin sisällä sekä ulkoisille liikekumppaneille (kuten yhteistyöpankeille, muille pankeille ja sijoitusvakuutusten tarjoajille), jotta voimme tarjota palveluitamme.

Emme pääsääntöisesti siirrä tai luovuta tietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli poikkeuksellisesti näin tekisimme, varmistamme sopimuksella, että tietosi ovat vähintään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimalla tasolla suojattu. 

Emme koskaan myy tietojasi kenellekään. 

Oikeutesi ja miten voit käyttää niitä

Oikeus pyytää tietojen poistamista

Lähtökohtaisesti, meillä on finanssisektorin lainsäädännön vuoksi monissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietojasi paitsi asiakassuhteen aikana, myös sen jälkeen, joten emme yleensä voi suostua pyyntöösi tietojen poistamisesta. Sinulla on kuitenkin oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
o    Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa. 
o    Tietojen käsittely on lainvastaista.

Kun et enää halua markkinointiamme 

Lähetämme suostumuksesi nojalla erilaisia kirjeitä kuten mm. ajankohtaista tietoa markkinasta, sijoitusideoita ja kutsuja tapahtumiin. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Kun haluat peruuttaa suostumuksesi näihin kirjeisiin, voit poistua postituslistalta jokaisessa kirjeessä olevan linkin kautta. Vaihtoehtoisesti voit lähettää lyhyen viestin osoitteeseen info@taaleri.com, jossa kerrot haluavasi poistua postituslistaltamme

Kun haluat korjata sinua koskevan virheellisen tiedon  

Teemme parhaamme pitääksemme tietosi ajan tasalla, mutta mikäli huomaat tiedoissasi virheitä, otathan yhteyttä info@taaleri.com, niin korjaamme tietosi. 

Kun haluat tietää, mitä tietoja meillä on sinusta 

Kun haluat tietää, mitä tietoa meillä on sinusta, lähetä lyhyt viesti info@taaleri.com, ja pyydä saada nähdä tietosi. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 30 vrk kuluessa. 

Kun haluat siirtää tietosi 

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Toimitamme nämä tiedot 30 vrk kuluessa pyynnöstäsi.

Valitus viranomaiselle 

Jos koet, että tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu Taalerin toimesta, sinulla on oikeus tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistoon valitus asiasta. 

Tietojesi suojaaminen 

Yksityisyytesi on meille tärkeää. Varainhoitoon kuuluu erottamattomasti tietosuojan korkea taso. 

Taaleri suojaa henkilökohtaisia tietojasi kohtuullisin fyysisin, teknisin ja organisatorisin toimenpitein estääkseen henkilökohtaisten tietojen luvattoman käytön ja käsittelyn, sekä luvattoman tai vahingossa tapahtuvan häviämisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. seuraavat: 
o    tietosi ovat saatavilla vain niille konsernimme työntekijöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeutus 
o    henkilöstön kattava tietosuoja-koulutus
o    tietojen tekninen suojaaminen, mm. palomuurein  

Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Tässä selosteessa esitetyt käsittelytapamme voivat toimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, ja siten tätä tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla, joten kehotamme sinua aika-ajoin lukemaan sen sisällön. 

Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä 

Rekisterinpitäjä: Taaleri Varainhoito Oy, Kasarmikatu 21 B, 00130 Helsinki, puh 0800 552 135, email info@taaleri.com

Tietosuojavastaava: Maarit Hannula, Taaleri Oyj, Kasarmikatu 21 B, 00130 Helsinki, puh 040 5384 101, email maarit.hannula (at) taaleri.com